Clevere IT-Lösungen zur Serviceverbesserung und Kostensenkung

Kuhn Fachmedien

Artikel vom 29. September 2021
Service und Dienstleistungen, IT, Messen

Ob Cloud-basierte Netzwerke, datensichere Server oder ein webbasiertes Leitstellenbuch: Digitale Systeme schaffen über die Corona-Krise hinaus echte Wettbewerbsvorteile. Durch ein webbasiertes Leitstellen-Tool werden Abteilungen digital vernetzt, die Kommunikation erfolgt in Echtzeit und die Integration in ein System hilft, Kosten zu reduzieren. Investitionen in Hard- und Software lassen sich via Leasing finanzieren. Vorteile: keine Belastung der Kreditlinie, die Liquidität bleibt erhalten und die Leasingraten sind als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar.

(Bild: Rurtalbus GmbH.

Der Digitalisierungsdruck ist hierzulande durch die Corona-Pandemie rasant gestiegen. Denn: Kaum ein Unternehmen kommt aktuell noch ohne digitalisierte Prozesse, Services, Apps oder Datenverarbeitung aus. Selbst jene Unternehmen, die Investitionen in die Digitalisierung bislang aufgeschoben haben, spüren akuten Bedarf. Reibungslose Abläufe, schnelle Implementierung und vor allem die richtige Finanzierungsstrategie sind gefragt. Der Bundesverband Informationswissenschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) prognostiziert einen großen Schub und ist überzeugt, dass eine noch stärkere Digitalisierung die einzige Antwort auf diese Krise sein wird.  So auch im Bereich Öffentlicher Personen-Nahverkehr, kurz ÖPNV.

Digitalisierung im Personen-Nahverkehr: Wie webbasierte Lösungen alte Systeme ablösen und dezentrales Arbeiten ermöglichen

In Bussen und Bahnen, wo Menschen bislang oft dicht gedrängt befördert wurden, herrscht seit der Corona-Pandemie das Credo, weitestgehend auf Kontakt zu verzichten – unter den Fahrgästen aber auch zwischen den Mitarbeitern selbst. »Das fängt beim Ticketkauf an und reicht bis zur täglichen Arbeit in unserer Verkehrsverwaltung«, erklärt Nik Asbach, Geschäftsführer der Rurtalbus GmbH. Das Unternehmen befördert im Kreis Düren mit knapp 200 Bussen jährlich rund 20 Millionen Fahrgäste.

Mit der Einführung eines neuen digitalen Betriebstagebuchs wurden gleich mehrere Bereiche digitalisiert und vernetzt: von der Auswertung der Kapazitäten aller Buslinien über anfallende Fahrplanabweichungen/Verspätungen sowie die Unfallmeldung bis hin zum Beschwerdemanagement und Krankmeldungen der Mitarbeiter. »Das neue, webbasierte Tool integriert mehr als 30 Funktionen in einem System und ersetzt insgesamt drei vorherige Systeme. Dadurch können wir alle Vorgänge viel schneller bearbeiten und sparen immense Kosten«, erklärt Nik Asbach. Da obendrein alle Anwendungen auch mobil genutzt werden können, ist der Zugriff unabhängig von Ort und Zeit sowohl über PC, Laptop, als auch Tablet oder Handy möglich. Somit können Mitarbeiter auch außerhalb des Büros im Außendienst Vorgänge für die Leitstelle direkt erfassen. Durch die digitale Kommunikation ist die Betriebsleitung jederzeit auf dem aktuellen Stand und weiß, was im Unternehmen passiert. Darüber hinaus wurde die unternehmensinterne Kommunikation abteilungsübergreifend erheblich verbessert und die bis dato weit verbreitete Zettelwirtschaft weitgehend aufgehoben.

Individuelles webbasiertes System versus Standardlösung

Beraten wurde die Rurtalbus GmbH bei der Entscheidung, welches System angeschafft werden sollte, von der PC-INS GmbH. »Schnell war klar, dass gängige Standardlösungen, die für den Personennahverkehr auf dem Markt angeboten werden, für die Rurtalbus überdimensioniert und zu teuer waren und am Bedarf des Kunden vorbei gingen«, erklärt Heike Stoff. Darum wurde als Grundlage zunächst das alte bestehende Tool, eine Accessdatenbank, analysiert. Auf Basis der Auswertungen und Wünsche des Kunden wurde schließlich ein maßgeschneidertes, bezahlbares Softwaresystem entwickelt, das Informationen aus verschiedenen Prozessen und Abteilungen zentralisiert darstellt und verwaltet. Die mobile Anwendung ermöglicht zudem den Zugriff und die Bearbeitung von jedem Ort aus. »Die Informationen sind nun transparent und alle Vorgänge erheblich einfacher und schneller zu bearbeiten als früher«, so Heike Stoff.

So gelingt die Digitalisierung: Cleveres Investment plus passende Finanzierungsstrategie als Wettbewerbsvorteil nutzen

Viele Unternehmen scheuen sich aktuell zu investieren. Denn die Liquiditätssicherung ist das Gebot der Stunde. Durch die Corona-Krise wird die Digitalisierung vorangetrieben, das ist in allen Bereichen zu spüren. Denn für viele Unternehmen stellt sich aktuell die Frage: Wie lässt sich mittels technischer/digitaler Lösungen das Geschäftsmodell umstellen oder verbessern?  Denn: Viele Unternehmer benötigen nicht nur schnelle finanzielle Hilfen, sondern wollen langfristige Lösungen, um ihr Business weiterzuentwickeln. Mit Leasing lassen sich Investitionen in die Digitalisierung liquiditätsschonend realisieren. Und: Die neuen digitalen Arbeitsweisen und Abläufe, die Unternehmen jetzt schaffen, verschwinden nach dem Ende der Krise nicht. Im Gegenteil. Gerade jetzt zeigt sich bei vielen Unternehmen, welche Prozesse längst hätten digitalisiert werden können.

Da gerade IT-Equipment, Software und andere digitale Investments schnell veralten, wird mit der klassischen Leasinglaufzeit von drei Jahren auch die Wettbewerbsfähigkeit erhalten. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die darauf angewiesen sind, mit neuesten Technologien zu arbeiten. Denn bei Auslauf des Vertrages kann das Unternehmen entscheiden, ob die Systeme übernommen werden oder in neue investiert wird, die technisch auf dem neuesten Stand sind. Somit hilft Leasing von digitalen Anwendungen den Unternehmen, immer up-to-date und für die Zukunft gerüstet zu sein. Und, last not least: Leasingraten sind als Betriebskosten voll steuerlich absetzbar. Ein wesentlicher Vorteil von Leasing ist, dass große Anschaffungsinvestitionen entfallen. Das Eigenkapital der Unternehmen bleibt unberührt und die Liquidität somit erhalten. Die finanzielle Belastung in Form von monatlichen Leasingraten wird reduziert und verteilt sich über eine längere Laufzeit.

Digitalisierung mittels Leasing clever finanzieren

Das Leasingobjekt wird beim Leasinggeber aktiviert und taucht daher nicht in der Bilanz des Leasingnehmers auf. Damit bleibt auch die Eigenkapitalquote unberührt.

Kredit und Leasing im Vergleich (Bild: FML).

Und in der Regel wird durch Leasing auch kein Eigenkapital gebunden und der bestehende Kreditrahmen nicht belastet. Außerdem nehmen Zinsschwankungen keinerlei Einfluss auf die Zahlungsraten, die Investition bleibt so über die gesamte Laufzeit kalkulierbar. Leasing stellt außerdem den Nutzungsgedanken vor den Eigentumswunsch. Anstatt Hard- und Software in den eigenen Büchern zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben, taucht die Investition beim Leasingnehmer lediglich als Leasingzahlung in der GuV auf. Der positive Effekt für den Leasingnehmer: Die Eigenkapitalquote bzw. der  Verschuldungsgrad, welche oft wichtig für Kreditrahmen und Konditionen bei den Banken sind, werden nicht belastet.

Von Soft- bis Hardware und mehr:

Diese digitalen Investitionen sind leasingfähig:

• Klassische Hardware vom Smartphone über Tablets, Desktop-Rechner und Peripherie bis hin zu Serversystemen
• Anwendungssoftware (MS-Office, Adobe, Antivirusprogramme etc.)
• ERP-Systeme (betriebswirtschaftliche Softwarelösungen zur Steuerung von Geschäftsprozessen)
• Online-Plattformen, z.B. eCommerce, Online-Shopping, B2B/B2C
• Loyalty-Plattform / Kundenbindungssysteme
• Online-/ePayment
• Warenwirtschafts- und Logistiksysteme
• Connectivity und Device-Integration

Vertrauen und Flexibilität: Sorgfalt bei der Wahl des richtigen Leasingpartners

Hersteller-Leasinggesellschaften bieten oft günstige Leasingkonditionen, jedoch sind sie meist unbeweglich, wenn es um Vertragsverlängerungen geht und eher an »Mono-Kulturen« aus ihrem eigenen Angebotsspektrum interessiert, was nicht immer die beste Lösung sein muss. Banken-Leasinggesellschaften bieten zwar gute Zinskonditionen, dafür wird aber die Leasingverbindlichkeit dem Gesamtfinanzierungsrahmen zugeschlagen, so dass es hier zu Engpässen und Abhängigkeiten kommen kann. Die größte Flexibilität bieten banken- und herstellerunabhängige Leasinggesellschaften: Sie beraten ihre Klientel umfassender und bieten eine Vielzahl von Leasing- und Verlängerungsoptionen.

Ãœber Rurtalbus

Mit 8 Millionen Buskilometern haben die Dürener Kreisbahn (DKB) und die RATH Gruppe im Mai 2019 den größten jemals ausgeschriebenen Verkehrsauftrag der Bundesrepublik gewonnen. Seit der Betriebsaufnahme durch die neu gegründete Rurtalbus GmbH am 01.01.2020 wird die Kooperation zwischen dem Kreis Düren und der RATH Gruppe fortgesetzt.

(Bild: Rurtalbus GmbH).

Diese können gemeinsam bereits auf eine mehr als 15 Jahre andauernde Zusammenarbeit beim Schienennetz der Rurtalbahn zurückblicken. Durch die Vergabe an die Bietergemeinschaft sind die langjährigen Partner nun in der Lage, ein aufeinander abgestimmtes Verkehrskonzept aus einer Hand anzubieten. Die ambitionierte Busausschreibung mit einer Mehrleistung von 1,2 Millionen Buskilometern und 100 Buslinien ermöglicht es neben einem verbesserten Nahverkehrsangebot auch innovativere Verkehrskonzepte umzusetzen, die Stadt und Kreis Düren auf die zukünftigen Herausforderungen vorbereitet.